Грабовецька об’єднана територіальна громада
Стрийський район, Львівська область

Положення та Регламент

Центр надання адміністративних послуг Грабовецької сільської ради (далі Центр) утворено з метою забезпечення надання адміністративних послуг при Грабовецькій сільській раді Стрийського району Львівської області. (Рішення сесії №55 від 26 лютого 2016 року Про створення «Центру надання адміністративних послуг Грабовецької сільської ради».

Центр діє на підставі Положення та Регламенту:

  • Рішення сесії №119 від 19 травня 2016 року Про затвердження Положення про Центр надання адміністративних послуг Грабовецької сільської ради;

  • Рішення сесії №120 від 19 травня 2016 року Про затвердження Регламенту Центру надання адміністративних послуг Грабовецької сільської ради.

     

    ПОЛОЖЕННЯ

    про Центр надання адміністративних послуг Грабовецької сільської ради

    I. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

    1. Центр надання адміністративних послуг Грабовецької сільської ради (далі Центр) утворюється з метою забезпечення надання адміністративних послуг при Грабовецькій сільській раді Стрийського  району Львівської області.

    2. Рішення щодо утворення, ліквідації або реорганізації Центру як структурного підрозділу Грабовецької сільської ради приймається Грабовецькою сільською радою.

    3. Центр у своїй діяльності керується Конституцією України та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, рішеннями центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, цим Положенням та іншими нормативно-правовими актами.

    II. ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ ЦЕНТРУ

    1. Діяльність Центру здійснюється за принципами:

    1.1. суворе дотримання вимог законодавства та інших нормативно-правових актів;

    1.2.  прозорості, відкритості та послідовності дій при наданні адміністративних послуг;

    1.3. орієнтації на суб'єкта звернення - забезпечення ефективної взаємодії із суб'єктом звернення;

    1.4 .інформованості - забезпечення суб'єктів звернення вичерпною інформацією щодо адміністративних послуг;

    1.4.  зворотного зв'язку - встановлення зворотного зв'язку із суб'єктом звернення;

    1.5. організаційної єдності - взаємодія адміністраторів Центру з суб'єктами надання адміністративних послуг;

    1.6.захищеності персональних даних;

     

    2. Основними завданнями Центру є:

    2.1.організація надання адміністративних послуг у найкоротший строк та за мінімальної кількості відвідувань суб’єктів звернень;

    2.2.спрощення процедури отримання адміністративних послуг та поліпшення якості їх надання;

    2.3.забезпечення інформування суб’єктів звернень про вимоги та порядок надання адміністративних послуг, що надаються через адміністратора.

    IІІ. ПОВНОВАЖЕННЯ ЦЕНТРУ

    1. У межах своєї компетенції Центр:

    1.1 надає суб'єкту звернення вичерпну інформацію та консультацію щодо порядку надання адміністративних послуг;

    1.2. приймає від суб'єкта звернення заяви та необхідні документи для надання адміністративної послуги, здійснює їх реєстрацію та подання документів (їх копій) відповідним суб'єктам надання адміністративних послуг;

    1.3. видає суб'єктам звернень результат надання адміністративних послуг;

    1.4. забезпечує взаємодію із суб'єктами надання адміністративних послуг з метою надання адміністративних послуг у визначені строки;

    1.5. інформує керівництво сільської ради про порушення вимог законодавства з питань надання адміністративних послуг;

    1.6. готує пропозиції суб'єктам надання адміністративних послуг щодо вдосконалення процедур надання послуг;

    1.7. отримує у встановленому порядку від виконавчих органів матеріали, інформацію, необхідні для виконання завдань, покладених на Центр;

    1.8. вивчає досвід роботи у сфері надання адміністративних послуг;

    1.9. вносить пропозиції щодо вдосконалення роботи Центру.

     

    2. Центр має право:

    2.1. отримувати від суб'єктів надання послуг інформацію, пов'язану з наданням адміністративних послуг, крім інформації, що становить державну таємницю;

    2.2. відмовляти у прийнятті документів, необхідних для отримання адміністративної послуги, у разі подання суб'єктом звернення документів не в повному обсязі з наданням обґрунтованої відповіді (у разі отримання документів поштою - шляхом письмового повідомлення суб'єкта звернення);

    2.3 інформувати керівників суб'єктів надання адміністративних послуг про порушення термінів розгляду заяв та інших документів щодо надання адміністративної послуги, вимагати вжиття заходів до усунення виявлених порушень.

    ІV. СТРУКТУРА ТА ОРГАНІЗАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЦЕНТРУ

    1.Центр  є структурним  підрозділом Грабовецької сільської ради.  Центр очолює керівник, на якого покладається здійснення функцій з керівництва та відповідальність за організацію діяльності центру. Керівник призначається на посаду та звільняється з посади сільським головою згідно чинного законодавства.

     

    2. Керівник Центру відповідно до завдань, покладених на центр:

    2.1.здійснює керівництво роботою Центру, несе персональну відповідальність за організацію діяльності Центру;

    2.2. організовує діяльність Центру, у тому числі щодо взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг, вживає заходів до підвищення ефективності роботи Центру;

    2.3. забезпечує контроль за діяльністю адміністраторів та дотриманням процесів та процедур адміністративних послуг;

    2.4 організовує інформаційне забезпечення роботи Центру, роботу із засобами масової інформації, визначає зміст та час проведення інформаційних заходів;

    2.5.бере участь у засіданнях виконавчого комітету, нарадах, семінарах, навчаннях та інших заходах з питань, що відносяться до компетенції Центру.

    2.6. розглядає скарги на дії чи бездіяльність адміністраторів Центру;

    2.7.погоджує та вносить пропозиції голові сільської ради з питань підбору кадрів, заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності адміністраторів Центру;

    2.8.вносить та погоджує пропозиції щодо структури Центру, технічного оснащення, матеріально-технічного обслуговування діяльності Центру;

    2.9. здійснює функції адміністратора;

    2.10. виконує інші завдання згідно з чинним законодавством та цим Положенням.

     

    3. На час відсутності керівника Центру виконання його обов'язків покладається на адміністратора Центру  розпорядженням сільського голови.

    4. Центром забезпечується надання адміністративних послуг через адміністратора шляхом його взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг. Перелік адміністративних послуг, які надаються через Центр визначається виконавчим комітетом Грабовецької сільської ради, та включає адміністративні послуги органів виконавчої влади, перелік яких затверджується Кабінетом Міністрів України.

    5. Надання послуг, що не належать до компетенції Центру і тих, які не стосуються забезпечення реалізації державної політики у сфері надання адміністративних послуг, у приміщенні Центру не допускається.

    6. Суб’єкт звернення для отримання адміністративної послуги в Центрі звертається до адміністратора — посадової особи сільської ради, яка організовує надання адміністративних послуг.

    7. Адміністратор призначається на посаду та звільняється з посади сільським головою за погодженням керівника Центру згідно з чинним законодавством.

    8. Адміністратор має гербову іменну печатку (штамп) із зазначенням його прізвища, імені, по батькові та найменування центру.

    9. У Центрі за рішенням сільської ради, також може здійснюватися прийняття заяв,  скарг, розгляд яких віднесено до повноважень Центру.

    10. У приміщенні, де розміщується Центр, можуть надаватися супутні послуги (виготовлення копій документів, ламінування, фотографування) суб’єктами господарювання, добір яких здійснюється на конкурсній основі за критеріями забезпечення мінімізації матеріальних витрат та витрат часу суб’єкта звернення.

    11. Організація роботи Центру здійснюється відповідно до Регламенту Центру, що затверджується рішенням сесії Грабовецької сільської ради.

    12. Сільська рада створює умови для нормальної роботи та підвищення кваліфікації працівників Центру, забезпечує їх окремими приміщеннями, телефонним зв'язком, сучасними засобами оргтехніки.

     

    13. З метою забезпечення створення зручних та доступних умов отримання послуг суб’єктами звернень у межах відповідної адміністративно-територіальної одиниці за рішенням сільської ради, можуть утворюватися територіальні підрозділи Центру, які забезпечують надання адміністративних послуг відповідно до переліку, який визначається сільською радою.

    14. Центр під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє з центральними та місцевими органами виконавчої влади, іншими державними органами та органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями.

     

    15 .Час прийому суб’єктів звернень є загальним (єдиним) для всіх адміністративних послуг, що надаються через Центр і становить не менше п’яти днів на тиждень та семи годин на день. При цьому прийом суб’єктів звернень у Центрі здійснюється без перерви на обід та не менше одного дня  на тиждень до 20-ї години.

    V. МАТЕРІАЛЬНО-ТЕХНІЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ДІЯЛЬНОСТІ ЦЕНТРУ

    1.Фінансування та матеріально-технічне забезпечення діяльності Центру здійснюється за рахунок державного та місцевого бюджетів.

    VI. ЗАКЛЮЧНІ ПОЛОЖЕННЯ

    1. Припинення діяльності Центру здійснюється в порядку, визначеному чинним законодавством України.

    2. Зміни і доповнення до цього Положення вносяться в порядку, встановленому для його затвердження.

     

РЕГЛАМЕНТ

Центру надання адміністративних послуг Грабовецької сільської ради

Загальна частина

1. Регламент Центру надання адміністративних послуг (далі – Регламент) встановлює порядок діяльності Центру надання адміністративних послуг (далі – Центр), зокрема, порядок дій адміністраторів Центру та суб’єктів надання адміністративних послуг у ході надання адміністративних послуг.

2. У цьому Регламенті терміни вживаються у значенні, наведеному в Законі України «Про адміністративні послуги».

3. Затвердження та внесення змін до Регламенту здійснюється рішенням сесії сільської ради.

4. Дотримання положень Регламенту є обов'язковим для всіх посадових осіб Центру.

5. Центр у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, актами центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, Положенням про Центр та цим Регламентом.

Вимоги щодо розміщення інформації про Центр

6. У Центрі розміщується та є загальнодоступною така інформація:

структура та режим роботи Центру;

перелік адміністративних послуг, які надаються через Центр;

інформаційні картки адміністративних послуг, які надаються через Центр;

формуляри (бланки) заяв та зразки їх заповнення;

номери довідкових телефонів Центру;

прізвище, ім’я, по батькові керівника центру, номер телефону, адреса електронної пошти;

адреса веб-сайту Центру або посилання на веб-сайті Грабовецької сільської ради, факс, електронна пошта Центру;

інструкція з користування електронною системою керування чергою (якщо така є);

Положення про Центр та Регламент Центру;

банківські реквізити для оплати платних адміністративних послуг;

7. Перелічені документи розміщуються на стендах у зручному та доступному для замовників чи відвідувачів місці у зоні очікування.

8. Інформаційні картки та формуляри (бланки) заяв, необхідні для отримання адміністративних послуг, розміщуються на стендах у достатній кількості.

9. Орган, що утворив Центр створює та забезпечує роботу веб-сайту Центру (або окремої веб-сторінки на сайті сільської ради), де розміщується інформація, зазначена у Регламенті, а також інформація про місце розташування Центру шляхом постійного оновлення розміщеної інформації.

Інформаційна та технологічна картки адміністративних послуг 

10. Орган, що утворив Центр, а також керівник Центру можуть вносити суб’єктові надання адміністративної послуги пропозиції щодо необхідності внесення змін до затверджених інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг.

11. У разі внесення змін до законодавства щодо надання адміністративної послуги суб’єкт її надання своєчасно інформує про це орган, що утворив Центр, а також керівника Центру, готує пропозиції щодо внесення змін до інформаційних та/або технологічних карток згідно із законодавством.

Перший контакт Центру з суб’єктом звернення

12. В інформаційно-консультаційній зоні Центру забезпечується надання загальної інформації та консультацій замовникам при їх зверненні за адміністративними послугами у Центр. Загальне консультування суб’єктів звернень забезпечують адміністратори.

13. При зверненні замовника до Центру адміністратор в інформаційно-консультаційній зоні з'ясовує причину звернення особи та інформує її щодо подальших дій в межах Центру.

14. Адміністратор в інформаційно-консультаційній зоні за необхідності:

надає повну інформацію щодо діяльності Центру і адміністративних послуг;

надає загальну консультацію щодо конкретної адміністративної послуги;

допомагає замовникам у користуванні системою регулювання черги;

надає іншу допомогу, яка пов'язана із одержанням адміністративних послуг.

Прийняття заяви та інших документів у Центрі

15. Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання адміністративної послуги (далі – вхідний пакет документів), та повернення документів (результату надання адміністративної послуги, далі також - вихідний пакет документів) здійснюється виключно у Центрі.

16. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів у Центр особисто, в тому числі через уповноваженого представника, надіслати вхідний пакет документів поштою (рекомендованим листом з описом вкладення) або, у передбачених законом випадках, за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.

17. Якщо вхідний пакет документів подається уповноваженим представником суб’єкта звернення, до нього додаються документи, які підтверджують особу представника та засвідчують його/її повноваження (довіреність або інший документ, що посвідчує відносини представництва).

18. Прийняття вхідних пакетів документів здійснюється працівниками Центру відповідно до інформаційних карток.

19. Заява, що подається  для  отримання  адміністративної  послуги, повинна містити дозвіл суб’єкта звернення на обробку, використання та зберігання його персональних даних у межах, необхідних для надання             адміністративної послуги.                    

20.Адміністратор складає опис вхідного пакету документів у якому зазначається інформація про перелік документів, поданих суб’єктом звернення. Опис складається у двох примірниках. Суб’єктові звернення надається примірник опису вхідного пакету документів за підписом та печаткою (штампом) відповідного адміністратора із відміткою про дату і час його складання, реєстраційний номер заяви і перелік документів, що додаються до неї. Другий примірник опису вхідного пакету документів зберігається в матеріалах справи, у випадку застосування у Центрі електронного документообігу – в електронній формі.                                     

21. Адміністратор під час отримання вхідного пакету документів зобов’язаний з’ясувати бажані для суб’єкта звернення способи його повідомлення про результат надання адміністративної послуги (телефоном, засобами поштового зв’язку, електронною поштою чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку у випадках, передбачених законодавством); а також бажаний спосіб передачі суб’єктові звернення результату надання адміністративної послуги (особисто чи засобами поштового або телекомунікаційного зв’язку), про що також зазначається в описі вхідного пакету документів у паперовій та / або електронній формі.

22. Адміністратор здійснює реєстрацію вхідного пакету документів шляхом внесення даних до журналу реєстрації (у паперовій та/або електронній формі). Після внесення даних справі присвоюється номер, за яким здійснюється її ідентифікація та який фіксується на бланку заяви і в описі вхідного пакету документів.

23. Якщо вхідний пакет документів було отримано засобами поштового зв’язку, адміністратор не пізніше наступного дня надсилає суб’єктові звернення опис вхідного пакету документів електронною поштою (його відскановану копію) чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку (за можливості).

24. Працівник Центру має право зареєструвати вхідний пакет документів лише при наявності усіх документів, необхідних для надання послуги, передбачених в інформаційній картці.

25. При реєстрації вхідного пакету з недоліками суб’єкт звернення одночасно повідомляється про потребу усунення вказаних недоліків та попереджається про ймовірність негативного рішення у випадку їх неусунення. Якщо суб’єкт звернення надсилає вхідний пакет документів засобами поштового зв’язку, він інформується про виявлені недоліки у відповідному повідомленні – описі вхідного пакету документів, а за можливості також негайно повідомляється телефоном.

26. Всі додаткові документи, в тому числі документи на заміну, подаються суб’єктом звернення лише через Центр із фіксацією цих дій в матеріалах справи та журналі реєстрації. При цьому суб’єктові звернення видається доповнений опис вхідного пакету документів (на заміну). Внесення додаткових документів та / або документів на заміну підтверджується підписом суб’єкта звернення (уповноваженого представника).

27. У випадку неусунення суб’єктом звернення недоліків вхідного пакету документів, рішення у справі приймається на основі наявних документів відповідно до закону.

28. Після реєстрації вхідного пакету документів адміністратор формує справу у паперовій та/або електронній формі, за потреби (і за можливості) здійснює її копіювання та/або сканування.

29. Інформацію про вчинені дії адміністратор вносить до листа-проходження справи у паперовій та/або електронній формі. Лист-проходження справи також містить відомості про послідовність дій (етапів), необхідних для надання адміністративної послуг та залучених суб’єктів надання адміністративної послуги.

 Опрацювання справи (вхідного пакета документів)

30. Після вчинення дій, передбачених пунктами 15-29 цього Регламенту, адміністратор не пізніше наступного робочого дня після отримання вхідного пакету документів зобов’язаний направити (передати) вхідний пакет документів суб’єкту надання адміністративної послуги, до компетенції якого належить прийняття рішення у справі (надалі – виконавець), про що робиться відмітка у листі-проходженні справи із зазначенням часу, дати та суб’єкта надання адміністративної послуги, до якого її направлено, та проставленням печатки (штампа) адміністратора, що передав відповідні документи. Відомості про передання вхідного пакету документів вносяться адміністратором до листа-проходження справи у паперовій та/або електронній формі.

31. Передача справ у паперовій формі від Центру виконавцям здійснюється у порядку визначеному органом, що прийняв рішення про утворення Центру, але не менше ніж один раз протягом робочого дня шляхом доставляння працівником Центру або в інший спосіб.

32. Передача справ виконавцям здійснюється спеціально визначеною особою або адміністратором Центру.

33. Отримавши справу, виконавець зобов'язаний внести запис про її отримання із зазначенням дати та часу в опис справи та/або електронний реєстр.

34. Виконавець зобов’язаний розглянути справу та прийняти по ній рішення у строки, визначені законом та зафіксовані у технологічній картці адміністративної послуги.

35. Виконавець зобов'язаний не пізніше наступного робочого дня з моменту вирішення справи, сформувати вихідний пакет документів та направити його до Центру.

36. Адміністратор Центру у день надходження результату вирішеної справи (адміністративної послуги) здійснює реєстрацію вихідного пакету документів шляхом внесення відповідних відомостей у електронний реєстр.

37. У разі, якщо в ході вирішення справи виявлено підстави для прийняття негативного (не задовільного) для замовника рішення, виконавець повинен врахувати, чи може отримання від замовника додаткових пояснень, інформації, документів позитивно вплинути на зміст цього рішення, та, відповідно, забезпечити право замовника на участь у процесі прийняття рішення. У будь-якому разі додаткове отримання пояснень, інформації, документів від замовника здійснюється лише через Центр.

Передача результатів надання адміністративних послуг

суб’єкту звернення

38. Адміністратор невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після отримання результату надання адміністративної послуги, повідомляє про результат надання адміністративної послуги суб’єкта звернення у замовлений суб’єктом звернення спосіб (телефоном, електронною поштою чи іншими засобами телекомунікаційного зв’язку).

39. Результат надання адміністративної послуги передається суб’єктові звернення особисто (в тому числі його / її представнику) - при пред’явленні документа, який посвідчує особу та документа, який підтверджує повноваження представника; або, у випадках передбачених законодавством, передається в інший зручний для суб’єкта звернення спосіб: засобами поштового зв’язку – рекомендованим листом із повідомленням про вручення; або за допомогою засобів телекомунікаційного зв’язку.

40. У випадку, якщо адміністративна послуга надається невідкладно, адміністратор реєструє інформацію про результат вирішення справи у журналі (у паперовій та/або електронній формі), негайно формує вихідний пакет документів у справі та передає його суб’єктові звернення.

41. Контроль за проходженням адміністративної справи та дотриманням строків її вирішення покладається на керівника та адміністраторів Центру.

42. Факт отримання результату надання адміністративної послуги підтверджується підписом суб’єкта звернення (при особистому отриманні) або отримання повідомлення про вручення (у випадку направлення поштою). Інформація про дату отримання результату надання адміністративної послуги суб’єктом звернення фіксується у Центрі у паперовій та/або електронній формі.

43.Відповідальність за несвоєчасне та неналежне надання адміністративних послуг несуть суб’єкти надання таких послуг та в межах повноважень адміністратори і керівник Центру. 

44. У Центрі зберігається інформація про кожну надану адміністративну послугу (справ у паперовій формі (копія) та/або електронній формі (відскановані документи): заява суб’єкта звернення, результат надання адміністративної послуги. Всі матеріали справи передаються та зберігаються у суб’єкта надання адміністративної послуги.

45. У разі усунення замовником причин, що стали підставою для відмови у наданні адміністративної послуги, замовник має право повторно подати вхідний пакет документів, необхідних для надання адміністративної послуги, у порядку, передбаченому цим Регламентом.

46. При повторному розгляді документів не допускається відмова у наданні адміністративної послуги з причин, раніше не зазначених у письмовому повідомленні замовнику (за винятком не усунення чи усунення не в повній мірі замовником причин, що стали підставою для попередньої відмови).

Процедури оскарження

47. Будь-яка особа має право подати скаргу на дії чи бездіяльність персоналу Центру, якщо вважає, що ними порушено її права, свободи чи законні інтереси.

48. Суб'єктом розгляду скарги на дії чи бездіяльність адміністраторів, працівників Центру є керівник Центру або особа яка його заміщає. Суб'єктом розгляду скарги на дії чи бездіяльність керівника Центру є сільський  голова у порядку, визначеному Законом України «Про звернення громадян».

49. Керівник Центру розглядає скаргу у терміни визначені чинним законодавством.

50. Керівник Центру вчиняє всі необхідні дії для прийняття об’єктивного рішення за скаргою, в межах своїх повноважень вирішує питання про дисциплінарну відповідальність працівників Центру.

51. Адміністративні акти, отримані через Центр, оскаржуються у порядку, встановленому чинним законодавством України.